- Örnek Proje Başvuru Formu: Proje yürütücüsünün https://yoksis.yok.gov.tr/ web sitesi üzerinden kendi kullanıcı adı ve şifresi ile giriş yaparak proje bilgilerini detaylı bir şekilde belirtmesi gerekmektedir. Örnek Formu görüntülemek için tıklayınız.

- Sözleşme Metni: İki asıl nüsha halinde hazırlanır, bir nüshası proje yürütücüsünde diğer bir nüshası Yükseköğretim Kurumunda saklanır.

- Kabul Mektubu: Proje Yürütücüsü adına karşı kurum tarafından hazırlanır. 

- Değişim Programları ile yurt dışına gidecek öğretim elemanları için kurum içinde takip edilecek süreç.

- Gelişme Raporu: Proje Başladıktan sonra Proje Yürütücüsü Öğretim Elemanı tarafından hazırlanır, Uluslararası İlişkiler tarafından Mevlana Değişim Programı Birimi tarafından YÖK e üst yazı ile gönderilir.

- Revizyon: Projeler YÖK tarafından onaylandıktan sonra herhangi bir değişiklik talebi olursa, yapılan değişiklikler gerekçesiyle birlikte, Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü Mevlana Değişim Programı Birimi kanalıyla YÖK’e üst yazı ile bildirilecektir.

- Proje Tamamlama – Kapanış Raporu: Proje tamamlandığında kapanış raporu Proje Yürütücüsü tarafından hazırlanır, Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü Mevlana Değişim Programı Birimi kanalıyla YÖK'e üst yazı ile bildirilir.